In 6 stappen een pensioenregeling voor je medewerkers die voldoet aan de nieuwste wettelijke vereisten

Als (startende) mkb’er ben je het liefst alleen met ondernemen bezig. Pensioen regelen staat vast niet hoog op je prioriteitenlijst, dat begrijpen we. Maar pensioen is juist een erg interessante arbeidsvoorwaarde. Eentje waarmee je medewerkers aantrekt én binnenhoudt. Hoe sluit je zo’n pensioenregeling af? En waar moet je dan op letten? We helpen je op weg met een handig stappenplan.

Zonder medewerkers geen business. Je kunt alleen goed werk leveren, nieuwe klanten scoren en doorgroeien als je mensen hebt op wie je kunt bouwen. Maar in steeds meer branches is er krapte op de arbeidsmarkt. Goed personeel is schaars. Dan is het verstandig om juist nu goed werkgeverschap te tonen. Dat doe je onder andere door medewerkers een goed pensioen te bieden. Dit pensioen wordt ook wel het werkgeverspensioen genoemd en is voor jouw medewerkers straks een welkome aanvulling op hun AOW.

Ver-van-mijn-bed show

Pensioen is vaak het ondergeschoven kindje in het arbeidsvoorwaardenpakket. Minister Schouten, verantwoordelijk voor pensioenen, meldde in 2022 zelfs dat één op drie werknemers in het klein mkb geen pensioen opbouwt. Dat komt doordat niet alle werkgevers verplicht zijn een pensioenregeling aan te bieden. Ook voelt pensioen voor veel medewerkers als een ver-van-mijn-bed show: “Wat heb ik daar nú aan?”

Vertel dat pensioen uitgesteld salaris is.

Daarom is er tijdens salarisonderhandelingen vaak weinig aandacht voor pensioenregelingen. Zonde, want pensioen is uitgesteld salaris, levert belastingvoordelen op voor je medewerkers en lagere werkgeverslasten voor jou. Zodra je dus wél pensioen aanbiedt en de voordelen benoemt, zien medewerkers jou als een aantrekkelijke werkgever die ook oog heeft voor hun financieel welzijn later. En dat leidt tot tevreden (nieuwe) medewerkers en een grotere loyaliteit.

Maar welke stappen moet je nemen als je een pensioenregeling wilt afsluiten?

Stap 1: check of je verplicht pensioen moet aanbieden

De eerste stap: check of je verplicht pensioen moet aanbieden via een bedrijfstakpensioenfonds (BPF). Voor zo’n 70% van de bedrijven in Nederland is dat zo, meldt de Kamer van Koophandel (KVK). Op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) lees je voor welke bedrijfstakken er een verplicht pensioenfonds is. Heb je bijvoorbeeld een communicatiebureau? Vul dan ‘communicatiebureau’ in bij de tool op de website. Als er geen resultaat verschijnt, is er geen verplicht bedrijfstakfonds.

KVK-omschrijving geeft doorslag

Er zijn ruim 40 bedrijfstakpensioenfondsen. Bekende fondsen zijn bijvoorbeeld het ABP (voor overheid en onderwijs) en het Pensioenfonds Metaal en Techniek. Dus als je een metaalbewerkingsbedrijf hebt, ben je waarschijnlijk verplicht pensioen te regelen via dat fonds. ‘Waarschijnlijk’, omdat de omschrijving van je werkzaamheden bij de KVK de doorslag geeft of je wel of niet verplicht bent. De exacte omschrijving van jouw bedrijf lees je in de zogeheten activiteitencodes (SBI-codes) die bij ‘activiteiten’ op je KVK-uittreksel staan.

Dan kan je bedrijf nog onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) vallen waar een pensioenverplichting in staat. Dat is zo wanneer je lid bent van een werkgeversorganisatie die een bedrijfstak-cao heeft. En ook als er een bedrijfstak-cao is die algemeen verbindend verklaard (AVV) is. Dan geldt die cao automatisch voor alle werkgevers in die bedrijfstak.

Stap 2: inventariseer de wensen en behoeften van je medewerkers

Een pensioen is voor veel medewerkers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Maar liefst 93% van hen vindt het belangrijk dat een werkgever een pensioenregeling biedt, blijkt uit onderzoek door PanelWizard in opdracht van vacaturewebsite Indeed (2020).

Maar wat zijn hun wensen en behoeften voor zo’n regeling dan precies? Vraag het aan je medewerkers! Dat kan in een persoonlijk gesprek, maar je brengt die wensen het meest gestructureerd in kaart met een vragenlijst. Denk aan vragen zoals:

• Wil je zelf beleggingskeuzes kunnen maken voor jouw pensioenopbouw?
• Wil je zelf vrijwillig extra premie bij kunnen inleggen?
• Wil je de beleggingsrisico’s deels samen delen met je collega’s?
• Wil je verzekerd zijn in het geval je overlijdt of arbeidsongeschikt raakt?

Met dit soort vragen kom je erachter welk soort regeling bij jouw medewerkers past (zie stap 3). En ook bij welk soort pensioenuitvoerder je dan het beste aanklopt (stap 4). Eigenlijk gaat het bij deze vragen steeds om twee zaken: ‘solidariteit’ versus ‘flexibiliteit’. Hoe meer je medewerkers gezamenlijk willen (laten) doen, hoe minder flexibiliteit en vrijheid zij als individu krijgen om keuzes te maken.

Let wel: voor een vragenlijst die alle keuzes bevat die er binnen pensioenregelingen zijn, kun je het beste advies vragen aan een onafhankelijk pensioenadviseur.

Stap 3: bepaal welke soort pensioenregeling bij jouw bedrijf past

Val je niet onder een verplichte pensioenregeling en weet je inmiddels wat de wensen van je werknemers zijn? Dan kun je je medewerkers zelf een goed pensioenplan aanbieden. Je kunt dan kiezen uit twee (basis)smaken: een ‘solidaire’ of een ‘flexibele’ beschikbare premieregeling. Wat die pensioenregelingen inhouden?

Solidaire pensioenregeling

Bij een solidaire premieregeling worden de premies voor iedere deelnemer in een eigen pensioenpotje gestort. Ook de beleggingsresultaten die met deze inleg worden gehaald, komen in dat persoonlijke potje terecht. Maar alle premies van deelnemers in dezelfde regeling worden collectief belegd. Zo delen deelnemers de beleggingsrisico’s. Dit betekent dat individuele deelnemers ook zelf geen beleggingskeuzes kunnen maken.

Daarnaast bouwen je medewerkers samen een ‘solidariteitsreserve’ op. Deze reserve van maximaal 15% van het totaal belegde vermogen, blijft dan in een gezamenlijke pot met geld. Met dat geld kunnen de persoonlijke pensioenvermogens of -uitkeringen aangevuld worden, mocht dat nodig zijn door bijvoorbeeld tegenvallende beleggingsresultaten.

Flexibele pensioenregeling

Bij de flexibele premieregeling delen je medewerkers juist geen of minder risico’s met elkaar. Elke medewerker kan laten beleggen op de manier die het beste bij hem of haar past. Deze manier van beleggen kunnen ze met een flexibele regeling vaak ook tussentijds bijstellen. Hierdoor hebben je medewerkers invloed op de opbouw van hun pensioenvermogen. Ook kunnen zij bij pensionering kiezen voor een vaste of variabele pensioenuitkering: vast is dan zekerder, maar deze begint vaak lager en kan niet meestijgen met de economie.

Kortom: flexibel is ook echt flexibel, want je geeft je medewerkers keuzemogelijkheden. Hierdoor bouwen zij pensioen op hun eigen manier op met het geld dat jij als werkgever voor hen inlegt.

En dan is er nog een derde variant: de zogeheten premie-uitkeringsregeling (PUR). Deze regeling is vergelijkbaar met de flexibele premieregeling, alleen mogen deelnemers met een PUR vanaf 15 jaar vóór de AOW-datum nog gegarandeerd pensioen kopen.

Stap 4: maak een keuze uit één van de drie pensioenuitvoerders

Weet je welke regeling je wilt? Dan volgt stap 4: je werkgeverspensioen onderbrengen bij een pensioenuitvoerder. Als je niet aansluit bij een bedrijfspensioenfonds (BPF), doe je dat bij een van de volgende uitvoerders: een Algemeen Pensioenfonds (APF), een verzekeraar zoals Nationale-Nederlanden, of een premiepensioeninstelling (PPI), bijvoorbeeld BeFrank.

Wat de verschillen zijn tussen de pensioenuitvoerders?

Een APF is een pensioenfonds dat één of meer pensioenregelingen uitvoert voor werkgevers die zich daarbij vrijwillig aansluiten. Een APF kon volgens de oude regels zowel DB- als DC-regelingen uitvoeren. En volgens de nieuwe pensioenregels kan een APF solidaire en flexibele premieregelingen aanbieden.

Een PPI doet alleen aan vermogensopbouw, waarbij je medewerkers vaak wel zelf aan de beleggingsknoppen kunnen draaien, zoals bij een ‘flexibele’ premieregeling dus. Met het opgebouwde pensioenkapitaal moeten zij wel - als ze (bijna) met pensioen gaan - een pensioenuitkering kopen. Ze kunnen een variabele pensioenuitkering aankopen bij de PPI. Voor een vaste pensioenuitkering kunnen ze alleen terecht bij een verzekeraar.

Een pensioenverzekeraar doet namelijk aan vermogensopbouw met beleggingsmogelijkheden zoals in de ‘flexibele’ regeling én biedt vrije keuze voor de aankoop van een vaste of variabele pensioenuitkering. Deze aankoop kunnen medewerkers doen bij dezelfde verzekeraar of bij een andere uitvoerder. Je medewerkers hebben vervolgens verschillende mogelijkheden voor hoe zij hun pensioen precies willen laten uitkeren.

Stap 5: bepaal de keuzemogelijkheden binnen je pensioenregeling

Je weet nu wat jij zelf als ondernemer wenst. Je weet wat je medewerkers willen. En je weet met welke type pensioenuitvoerder je in zee wilt gaan. Tijd voor de pensioendetails.

Kijk bij verschillende aanbieders welke zekerheden en/of keuzemogelijkheden er binnen hun pensioenregelingen zijn. Voor jou als werkgever, maar zeker ook voor je medewerkers. Bijvoorbeeld hoe risicovol zij kunnen (laten) beleggen met het pensioengeld. Of zij zelf ook extra geld mogen inleggen. Of extra pensioen voor een partner een mogelijkheid is in het geval van overlijden. Het is verstandig om deze vergelijking van aanbieders samen met een onafhankelijk pensioenadviseur te doen.

Tot slot gaat het bij de keuzes voor een pensioenregeling ook om praktische zaken, zoals het wel of niet online kunnen inzien of beheren van je pensioen - als medewerker én werkgever.

Vergelijk de mogelijkheden met elkaar en kies een passend pensioen voor jouw medewerkers.

Stap 6: informeer je medewerkers over de pensioenregeling

De laatste stap is het informeren van je medewerkers over de pensioenregeling die jij gaat aanbieden. Je medewerkers willen immers graag weten waar zij aan toe zijn. En aan welke knoppen zij kunnen draaien voor het opbouwen van hun pensioen. Vergeet daarnaast niet te melden dat jij als werkgever met een goede regeling ook bijdraagt aan de financiële toekomst van je medewerkers. Veel medewerkers zijn zich daar namelijk niet van bewust.

Vaak helpt een pensioenadviseur jou als ondernemer bij de communicatie over de gekozen pensioenregeling. Via informatiebijeenkomsten, inloopspreekuren, webinars of workshops. Ook pensioenuitvoerders ondersteunen werkgevers hier geregeld bij. Zo bieden wij bijvoorbeeld een compleet verzorgd pakket aan pensioencommunicatie voor medewerkers die een pensioenregeling bij Nationale-Nederlanden hebben. Maar informeer dus altijd eerst bij je eigen adviseur of en hoe ondersteuning bij jouw pensioencommunicatie mogelijk is.

Lagere werkgeverslasten

Tot slot nog een goed argument om je medewerkers een pensioenregeling aan te bieden: pensioenopbouw levert belastingvoordeel op voor je medewerkers. Hoe dat zit? De pensioenpremie die jij voor je medewerkers betaalt gaat van hun brutoloon af en is daarom vrij van inkomstenbelasting. En het mooie voor jou als mkb’er: je werkgeverslasten gaan omlaag. Pensioen aanbieden is hierdoor voordeliger dan extra salaris geven. Ook betalen je medewerkers geen vermogensrendementsheffing over hun opgebouwde pensioenvermogen. Een pensioenregeling afsluiten voor je medewerkers is dus echt een win-win.