Een strategische personeelsplanning (SPP) in drie stappen
Heb je genoeg personeel? En inzicht in het gewenste personeelsbestand voor over een paar jaar? Een strategische personeelsplanning (SPP) is een tool om je vraag naar personeel in kaart te brengen. Voor vandaag, morgen én later. Met het oog op de veranderende arbeidsmarkt is het slim om een visie op instroom, uitstroom en doorstroom te hebben voor optimale bezetting.
Wat is strategische personeelsplanning?
Een strategische personeelsplanning maakt het je makkelijk om de vraag naar personeel in kaart te brengen. Met deze tool kun je je personeelsbestand toekomstbestendig. Je hebt inzicht op de korte termijn en de dagelijkse praktijk, maar ook wat je op de lange termijn nodig hebt.
Want heb je in de toekomst meer of minder mensen nodig? Heb je op nu de juiste mensen? Moet je op zoek naar nieuwe medewerkers? Worden zij optimaal ingezet? Een strategische personeelsplanning helpt om strategische keuzes te maken . Je maakt dit in samenspraak met bijvoorbeeld leidinggevenden, het MT, accountmanagers en recruiters (HR).
Zo zorg je voor precies genoeg personeel. De tool bestaat uit drie onderdelen:
- Analyse van je huidige personeel
- Behoefte in de toekomst
- Plan van aanpak
Verschil tussen een strategische personeelsplanning en operationele personeelsplanning
Het verschil tussen een strategische personeelsplanning en een operationele personeelsplanning is dat een operationele personeelsplanning echt gaat over de dagelijkse planning op korte termijn. Zoals een rooster. Een strategische personeelsplanning helpt je met een visie op de toekomst.
Waarom maak je een strategische personeelsplanning?
De wereld om je organisatie heen verandert continu. Denk aan innovaties, groeiende concurrentie en krapte op de arbeidsmarkt. Deze veranderingen vragen om flexibiliteit van je organisatie. En dus ook van je personeel. Een SPP helpt je om strategisch naar je personeelsplan te kijken, zodat je kunt inspelen op de veranderende markt. Nu en in de toekomst.
Nieuwe technieken kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat banen verdwijnen. Of juist dat er behoefte ontstaat aan nieuwe specialisaties of competenties op de arbeidsmarkt. Strategische personeelsplanning helpt je om tijdig medewerkers op te leiden of om bepaalde sleutelposities goed in te vullen.
Voordeel voor je medewerkers
Een belangrijk aspect aan op deze manier naar je personeelsplanning kijken, is dat het ook iets oplevert op de werkvloer. Door te bepalen welke competenties en vaardigheden er nodig zijn, kunnen de mensen in je organisatie hier op inspelen. Bijvoorbeeld door het volgen van een aanvullende opleiding, omscholing of door intern door te groeien naar een andere functie. Zo kun je je personeel duurzaam inzetbaar houden.
Hoe maak je een strategische personeelsplanning?
Het maken van een strategische personeelsplanning is niet zo ingewikkeld. Het kan in een krachtig 3-stappenplan:
- Bepaal je doelen en personeelsbehoefte
- Breng je huidige personeel in kaart
- Zorg dat je personeelsplan aansluit
Stap 1: Bepaal je doelen en personeelsbehoefte
Strategische personeelsplanning begint met het stellen van heldere doelen. Waar wil je heen met je organisatie? En met welke veranderingen krijg je in de toekomst te maken? Denk daarbij aan externe ontwikkelingen. Maar ook aan veranderingen in de organisatie zoals een vergrijzend personeelsbestand. Probeer op deze manier een beeld te krijgen van welke werknemers je in de toekomst nodig hebt.
Stap 2: Breng je huidige personeel in kaart
Doorloop vervolgens je huidige personeelsbestand. Kijk hoeveel mensen je hebt en breng kwalitatieve zaken in kaart. Denk aan functie, opleiding, kennis, ervaring en hoe iemand zich ontwikkelt. Bepaal op basis van je huidige situatie de verwachte in- en uitstroom in de komende jaren.
Stap 3: Zorg dat je personeelsplan aansluit
Vergelijk nu de opbrengst van de eerste twee stappen. Kijk of de aantallen, maar vooral ook de kwaliteiten van je personeel passen bij de toekomstige behoefte. Je ziet dan waar je iemand tekort komt en waar je nog iemand zoekt.
Maak vervolgens een plan van aanpak. Welke mensen kun je opleiden? Wie kun je aantrekken? Vaak is de oplossing een combinatie van medewerkers omscholen en nieuw personeel werven. En ja, soms moet je afscheid nemen.
Gebruik het 3R-model: dé tool voor een goed personeelsplan
Een goede tool geeft je inzicht. Het 3R-model van Randstad Nederland is zo’n tool voor inzicht in een goede personeelsplanning. Het staat ook wel bekend als het bollenmodel. Het helpt je om je personeel in te delen in zeven verschillende groepen.
1 - Key players
Dit zijn je belangrijkste medewerkers. Ze doen werk dat nu én in de toekomst nodig is. Met goed talentmanagement kun je ze aan je binden.
2 - Onbenut potentieel
Deze medewerkers heb je in dienst, maar eigenlijk niet nodig. Wél in de toekomst. Kijk of ze bij een andere organisatie kunnen werken. Of hoe je ze tijdelijk op een andere manier kunt inzetten.
3 - Te bewegen
Dit zijn huidige functies die je nu én in de toekomst niet nodig hebt. Neem direct actie om je personeel anders nuttig in te zetten. Denk daarbij aan omscholing. Anders zul je afscheid moeten nemen.
4 - Huidige kern
Deze groep medewerkers heb je nu hard nodig, maar in de toekomst niet meer. Beoordeel welke medewerkers voldoende potentieel hebben om zich te ontwikkelen. En maak een plan hoe zij kunnen meebewegen met de toekomstige behoefte.
5 - Tijdelijke krachten
De naam zegt het al: kies voor dit type arbeid tijdelijke werknemers. Bijvoorbeeld via een uitzendbureau. Zo wordt het werk gedaan dat nu belangrijk is, en ben je flexibel op de langere termijn.
6 - Most wanted
Deze medewerkers heb je nu en in de toekomst nodig, alleen heb je ze nog niet gevonden. Ga hier zo snel mogelijk naar op zoek. En kijk of je huidig personeel kunt omscholen, bij voorkeur uit de groep ‘te bewegen’.
7 - Prospects
Deze functies wil je in de toekomst aantrekken. Begin hier op tijd mee, zodat je straks aan de slag kunt met je strategische doelen. Je kunt extern werven door uit te blinken in goed werkgeverschap. Ook kun je een traineeship ontwikkelen om jong talent aan te trekken.
Voorbeeld van strategische personeelsplanning
Een voorbeeld uit de praktijk. Online communicatiebureau Presenter schatte het een tijdje geleden juist in. Er was een ontwikkeling gaande waar het bedrijf goed op kon inspringen: conversation design. Conversation designers schrijven de gesprekken die jij en ik hebben met chatbots en voice-assistenten.
Presenter maakte een strategisch personeelsplan en besloot om enkele medewerkers op te leiden. Een slimme zet, want steeds meer bedrijven zetten chatbots en spraakassistenten in. Zo kunnen ze hun klanten snel en 24/7 helpen.
Meer lezen over personeel
Personeel is essentieel voor je organisatie. Maar wat kun je als ondernemer nog meer doen voor je personeel? Lees verder over:
De basisbeginselen van goedwerkgeverschap
Secundaire arbeidsvoorwaarden waarmee je het verschil maakt
Zo stimuleer je innovatieve medewerkers