De werkkostenregeling (WKR)? Dat zit zo

Een fiets van de zaak, bedrijfsuitjes of kerstpakketten. Misschien ken je de werkkostenregeling (WKR) vooral voor dit soort beloningen voor werknemers. Maar wist je dat je de WKR ook kunt gebruiken om werknemers fysiek en mentaal fit te houden? In dit artikel lees je alles wat je wilt weten over de WKR. En hoe je hiermee kunt zorgen voor meer vitaliteit op de werkvloer.

Wat is de werkkostenregeling (WKR) en hoe werkt het?

Met de werkkostenregeling kun je als werkgever iets extra’s geven aan je werknemers , zonder dat je daarover loonbelasting betaalt. Denk aan een kerstpakket, gereedschap of telefoon van de zaak. Een sportschoolabonnement of een bijdrage aan de (collectieve) zorgverzekering is ook mogelijk. Het mag dus een vergoeding zijn waar een werknemer ook privé voordeel van heeft.

Wel geldt er een maximum voor deze extra beloning: de vrije ruimte. Daarover lees je hieronder meer. Geef je meer uit dan de vrije ruimte? Dan betaal je over dat extra bedrag 80% belasting.

Geef je vanuit de WKR een cadeau of vergoeding? Dan mag dit bedrag niet meer dan 30% verschillen van wat normaal is in jouw werkgebied. Dat heet de gebruikelijkheidstoets. Die moet ervoor zorgen dat werkgevers van deze regeling geen misbruik maken. En op die manier bijvoorbeeld minder belasting betalen.

Welke vergoedingen vallen onder de WKR?

De werkkostenregeling is heel breed. Je kunt denken aan personeelsuitjes, cadeaubonnen en kerstpakketten. Maar ook aan een fiets van de zaak, fitness en kinderopvang op werk. Of een bijdrage aan de zorgverzekering van je werknemers.

Wil je de WKR gebruiken? Dan moet je vergoeding of cadeau onder één van deze vier onderdelen vallen:

1. de vrije ruimte;
2. de gerichte vrijstellingen;
3. nihilwaarderingen (kosten waarvan de Belastingdienst de waarde op € 0,- zet);
4. het noodzakelijkheidscriterium (noodzakelijke spullen voor het werk).

Je bepaalt zelf wat je aan je werknemers wilt geven.

WKR en vrije ruimte: 2024 en 2025

Het bedrag dat je mag uitgeven aan cadeaus en vergoedingen heet de vrije ruimte. Geef je meer uit? Dan betaal je daarover 80% belasting.

Je berekent de vrije ruimte door het loon van al je werknemers op te tellen. Dit is de loonsom. Over de eerste € 400.000,- is de vrije ruimte 1,92% van de loonsom. En 1,18% over het bedrag dat daarbovenop komt. Dit zijn de percentages van 2024. Waarschijnlijk blijft dit voor 2025 hetzelfde.

De vrije ruimte wordt per jaar bepaald. Heb je nog vrije ruimte over aan het einde van het jaar? Dan kun je dit niet meenemen naar het volgende jaar.

Wat valt er binnen of buiten de vrije ruimte?

Eigenlijk mag je alle vergoedingen en cadeaus aan je werknemers opnemen in de vrije ruimte. Maar wil je dit doen zonder dat je hierover loonbelasting betaalt? Dan moet je je dus houden aan het maximale bedrag van de vrije ruimte.

Een tweede voorwaarde is de gebruikelijkheidstoets. De uitgaven onder de WKR moeten passen bij wat normaal is in jouw sector.

Wat zijn gerichte vrijstellingen?

Gerichte vrijstellingen zijn WKR-vergoedingen waarover je óók geen belasting betaalt. En die je niet hoeft mee te tellen voor de vrije ruimte. Voorbeelden zijn:
- reiskosten tot € 0,23 per kilometer;
- een abonnement voor openbaar vervoer;
- verhuiskosten door werk;
- maaltijden bij overwerk;
- een verklaring omtrent gedrag (VOG);
- een cursus of overnachting voor het werk.

Deze kosten mogen dus zo hoog zijn als nodig is voor je werknemer. Dat scheelt weer!

Wat zijn nihilwaarderingen binnen de WKR?

Geef je extra geld uit aan de werkplek van je werknemer? Dan zet de Belastingdienst de waarde daarvan meestal op
€ 0,-. Dat wordt nihilwaardering genoemd. In dat geval hoef je hierover geen belasting te betalen. En ze tellen ook niet mee voor de vrije ruimte. Denk aan:
- werkkleding;
- koffie en thee op de werkplek;
- een fitnessruimte op de werkplek;
- een vaste computer of telefoon op de werkplek.

Het noodzakelijkheidscriterium

Dan is er ook nog het noodzakelijkheidscriterium. Wat dit inhoudt? Sommige spullen zijn voor werknemers noodzakelijk om hun werk te kunnen doen. In dat geval mag je deze spullen belastingvrij geven. Denk aan gereedschap, een telefoon of tablet. De waarde van deze spullen gaat niet af van de vrije ruimte.

WKR-administratie

Vraag je administratiekantoor om te zorgen voor een WKR-administratie. Zo kun je goed gebruikmaken van deze regeling. Daarnaast kennen sommige WKR-vergoedingen bijvoorbeeld een maximum. En je moet ze op de juiste manier indelen. Gaat het bijvoorbeeld om een gerichte vrijstelling of de vrije ruimte? Het is belangrijk om dat goed vast te leggen.

De voordelen van de werkkostenregeling voor de werkgever

De werkkostenregeling heeft handige voordelen. Zo waren er vóór de WKR namelijk meer losse regels voor deze vergoedingen. Nu valt het allemaal onder de WKR. En als werkgever heb je één vrije ruimte voor alle werknemers samen. Dus je hoeft je uitgaven niet te splitsen per werknemer. Dat maakt de administratie makkelijker.

Ook geeft de WKR meer keuzevrijheid. Als werkgever bepaal je zelf wat je aan je werknemers wilt geven. Wil je je werknemers graag een bijdrage geven voor hun zorgverzekering? Of past een fitnessabonnement meer bij jouw bedrijf? Dat kan allemaal.

Via de WKR kun je werknemers voordeliger een zorgverzekering aanbieden.

Voorbeelden: hoe kun je de WKR gebruiken?

Benieuwd wat er mogelijk is met de werkkostenregeling? Dit zijn een paar WKR-voorbeelden:
- een gezonde lunch;
- bedrijfsfitness;
- opleiding;
- eindejaarsuitkering of bonus;
- vergoeding voor thuiswerken zoals internet, een monitor en een bureaustoel;
- personeelsfeesten en bedrijfsuitjes;
- kinderopvang op de werkplek;
- telefoon, tablet of laptop van de zaak;
- korting op eigen producten;
- sportschoolabonnement;
- fiets van de zaak;
- cadeaubon;
- kerstpakket.

Werkkostenregeling en zorgverzekering: dubbel interessant

Sinds 2023 kunnen werknemers geen korting meer krijgen op een collectieve basiszorgverzekering. Maar als werkgever kun je via de WKR wél meebetalen aan de zorgpremie. Zo kunnen werknemers dus alsnog voordeliger een zorgverzekering afsluiten.

Met een collectieve zorgverzekering bied je je werknemers nog meer voordelen. Zoals korting op aanvullende verzekeringen, ruimere vergoedingen en (gratis) extra’s. Dat maakt de werkkostenregeling voor de collectieve zorgverzekering dus dubbel interessant.

Hoe kun je de WKR gebruiken om werknemers fysiek en mentaal fit te houden?

Vitaliteit op de werkvloer leidt tot hogere productiviteit en minder ziekteverzuim. Als werkgever is het dus slim om aandacht te besteden aan de vitaliteit van werknemers. De werkkostenregeling kan daarbij helpen. Hoe precies?