Het functioneringsgesprek? Dat zit zo

Een goede relatie tussen werkgever en werknemer is, zeker in de huidige arbeidsmarkt, belangrijker dan ooit. Een functioneringsgesprek is een goed moment om aan deze relatie te werken. Maar wat houdt een functioneringsgesprek nou precies in? En hoe pak je het aan?

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een open gesprek waarin je als leidinggevende samen met je werknemer stilstaat en terugblikt op prestaties van de medewerker. Toch is een functioneringsgesprek meer dan alleen een terugblik. Het gesprek biedt ook de kans om vooruit te kijken, duidelijke doelen te stellen en te kijken naar toekomstplannen. Het gesprek is gelijkwaardig en helpt de werknemer bij zijn of haar loopbaan.
Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die het afgelopen jaar goed presteerde. Tijdens het gesprek maken jullie een plan voor het nieuwe jaar. Misschien wil de medewerker wel een nieuw uitdagend project starten of een cursus volgen. Door vooruit te kijken, creëer je samen met de medewerker een richting en werk je aan de toekomst van het bedrijf.

Waarom zijn functioneringsgesprekken zo belangrijk?

Een functioneringsgesprek is belangrijk omdat het een onderdeel is van de professionele ontwikkeling en groei van je werknemer. Ook voor jezelf is het een goed moment om te ontwikkelen en om aan jullie relatie te werken. Als je open en eerlijke gesprekken voert tijdens een functioneringsgesprek, creëer je een omgeving waarin medewerkers zich comfortabel voelen. Zo kun je als leidinggevende een persoonlijk verhaal delen over een moment waarop je zelf feedback kreeg en hoe je daarop reageerde. Zo benadruk je het belang van openheid tijdens het functioneringsgesprek.

Het welzijn en de vitaliteit van medewerkers zijn belangrijke onderwerpen die je tijdens het functioneringsgesprek bespreekt. Stel dat een werknemer goed presteert, maar ook tekenen van een burn-out vertoont. Dan is het functioneringsgesprek een goed moment waarop je complimenten geeft over de prestatie maar ook de stressklachten aankaart. Vervolgens werken jullie samen aan een plan om minder stress te ervaren. Zoals bijvoorbeeld het verbeteren van de balans tussen werk en privé. Op deze manier helpt het gesprek niet alleen bij de verbetering van prestaties, maar verhoogt het ook de vitaliteit. Wist je trouwens dat vitaliteit op de werkvloer ook leidt tot hogere productiviteit en minder ziekteverzuim?
.

Is een functioneringsgesprek verplicht?

Wettelijk gezien is een functioneringsgesprek niet verplicht. Maar het is voor jou als ondernemer wél verstandig om het te voeren. Een functioneringsgesprek:

• zorgt voor open communicatie tussen jou als werkgever en werknemers;
• bevordert de prestaties van medewerkers en samenwerkingen binnen het bedrijf;
• biedt jou de kans om in contact te komen met medewerkers om bijvoorbeeld behoeftes en verwachtingen bespreken.

Het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek worden vaak door elkaar gehaald. Logisch, want de termen lijken op elkaar, maar de twee gesprekken hebben verschillende doelen.

Het beoordelingsgesprek

Tijdens een beoordelingsgesprek bespreek je de prestaties van een medewerker, beoordeel je het functioneren en geef je feedback. Zie het als een eindrapport met een evaluatie van een afgelopen periode. Het grootste deel van dit gesprek is eenzijdig. Jij bent tijdens dit gesprek het meest aan het woord. Misschien wil je voorbeelden van afgeronde projecten of verkoopcijfers bespreken. Daarnaast is het beoordelingsgesprek ook het moment om het te hebben over een promotie, salarisonderhandeling of bonus.

Het functioneringsgesprek

Anders dan bij het beoordelingsgesprek is er tijdens een functioneringsgesprek wél sprake van tweerichtingsverkeer. Het is een gelijkwaardig gesprek: de werknemer en jij staan gelijk aan elkaar. Dat betekent dat jullie allebei input geven en ontvangen. Misschien toonde de medewerker tijdens een project leiderschapsvaardigheden en ben je benieuwd of die volgend jaar een nieuw project wil leiden. Vervolgens gaat de medewerker in op jouw feedback en vraag. Daarnaast is er voor de medewerker ruimte om feedback en behoeften te delen. Misschien kom je er tijdens dit gesprek achter dat de medewerker moeite heeft met timemanagement. Gezamenlijk bedenken jullie dan een oplossing.

Het functioneringsgesprek voorbereiden

Door een functioneringsgesprek goed voor te bereiden weten jij en je werknemer wat er tijdens het gesprek ter sprake komt. Zo wordt het een waardevol gesprek en creëert het voor beide partijen een duidelijke richting. Het is dan ook belangrijk dat je de werknemer van tevoren de opdracht geeft om na te denken over het eigen functioneren. Weken voor het gesprek denk jij alvast na over de onderwerpen en praktische zaken die je wilt bespreken. Drie dingen zijn daarbij belangrijk:

• Weten wat er speelt - Ken de projecten en prestaties van de medewerker. Wat heeft de medewerker de afgelopen tijd bereikt?
• Een agenda opstellen - Een agenda kun je zien als de rode draad van het gesprek. Het zorgt voor structuur.
• Input verzamelen - Een goed functioneringsgesprek is geen eenrichtingsverkeer. Vraag je medewerker om input. Wat vinden ze zelf dat er goed gaat? Hebben ze ideeën om dingen te verbeteren? Of heeft de medewerker ambities om verder te groeien of om een training te volgen?

Een functioneringsgesprekformulier

Het functioneringsgesprekformulier is de leidraad voor het functioneringsgesprek. Bij een goede voorbereiding geeft het een duidelijk overzicht van belangrijke punten. Tijdens het gesprek zorgt het voor structuur en de behandeling van alle punten. Na het gesprek gebruik je het als een verslag waarin alles schriftelijk vaststaat en helpt het bij het volgen van de voortgang van de medewerker.

Stel dat je de prestaties van een medewerker beoordeelt. Dan verwerk je de feedback en nieuwe doelen in het formulier. Je bespreekt samen met de medewerker wat er nodig is om de doelen te bereiken. Dit leg je vast in het formulier. Vervolgens gebruik je het formulier in de toekomst als basis voor bij het monitoren van de voortgang.

Handige vragen voor bij het functioneringsgesprek

Tijdens het functioneringsgesprek stel je vragen om de prestaties van de medewerker te beoordelen. Hier zijn wat voorbeelden:

• "Hoe vind je dat het tot nu toe gaat? Ben je tevreden met de voortgang die je hebt geboekt?"
• "Wat waren volgens jou je grootste successen in de afgelopen periode? En welke uitdagingen ben je tegengekomen?"
• "Hoe vind je dat de onderlinge samenwerking gaat? Voel je je op je gemak en gewaardeerd?"
• "Zijn er gebieden waarin je jezelf wilt verbeteren of ontwikkelen? Hoe kunnen we je als werkgever daarbij ondersteunen?"

• "Waar zie jij jezelf volgend jaar? Hebben we het over dezelfde functie of heb je ambities om door te groeien?"
  

Voorbeeld van een functioneringsgesprek

Hoe ziet een functioneringsgesprek eruit? Dat verschilt natuurlijk omdat werknemers uiteenlopende doelstellingen, vraagstukken of punten hebben. Maar over het algemeen is dit hoe een functioneringsgesprek verloopt:

• Een ontspannen start - Met een luchtig praatje beginnen, is een goed idee. Dat zorgt voor een fijne sfeer tijdens het gesprek.
• Korte terugblik - Dit is een van de belangrijkste onderdelen van het beoordelingsgesprek. De leidinggevende en werknemer evalueren het functioneren en blikken terug op eerder gemaakte afspraken. Is het de werknemer gelukt om de gemaakte afspraken na te komen?
• Feedback- Daarna komt de feedbackronde. Concrete voorbeelden, positieve aspecten en het delen van feedback op een constructieve manier zijn hierbij belangrijk. "Je hebt uitstekend werk geleverd bij het leiden van project X, maar we merken dat er ruimte is voor verbetering in je tijdmanagement."
• Discussie - Dit gesprek is tweerichtingsverkeer. Je vraagt de medewerker om input en bespreekt de feedback: "Wat vind je van je eigen prestaties? Wat zijn voor jou verbeterpunten op het gebied van tijdmanagement?"
• Doelen stellen - Op basis van wat er uit de discussie komt is het tijd om nieuwe doelen te stellen en concrete afspraken te maken. Je kijkt wat er mogelijk is en denkt actief mee: "Laten we samenwerken aan het verbeteren van je tijdmanagement. Misschien kun je beginnen met het gebruik van een planningstool of kun je een cursus volgen."
• Afronding – Op het eind sluit je het gesprek af door het samen te vatten en de volgende stappen te bespreken: "Bedankt voor je inzet en openheid. Ik plan alvast een volgend functioneringsgesprek in om te zien hoe het met je voortgang gaat." Door alvast een nieuw gesprek in te plannen, laat je zien dat het functioneringsgesprek niet een eenmalige gebeurtenis is.

Haal méér uit functioneringsgesprekken

Misschien voer je al functioneringsgesprekken of wil je ermee gaan starten. Een functioneringsgesprek is een belangrijk moment om aan de relatie met je werknemers te werken. Waarom zou je meer uit een functioneringsgesprek willen halen? In dit artikel lees je wat het je allemaal oplevert.