Checklist: dit moet je doen als je werknemer ziek is

Het liefst heb je nooit zieke werknemers. Maar met het hoge ziekteverzuim is de kans groot dat het je wel overkomt. Als werkgever komt er dan veel op je af. Zo heb je te maken met wet- en regelgeving waar je aan moet voldoen. En het kan grote gevolgen hebben voor je bedrijf. Zo moet je het loon van je zieke werknemer doorbetalen. Ook verhoogt het de werkdruk bij je andere werknemers. En het kan leiden tot vertragingen van het werk. Heb je een zieke werknemer? We leggen je uit wat je moet regelen.

Volgens de wet moet je het loon van een zieke werknemer twee jaar doorbetalen. En er alles aan doen om je werknemer terug aan het werk te krijgen. Daarvoor gelden verschillende wettelijke verplichtingen vanuit bijvoorbeeld de Arbowet, Wet verbetering poortwachter, Ziektewet en WIA. Ook bij je verzekeraar heb je enkele verplichtingen. In onderstaande checklist leggen we de belangrijkste uit.

1. Ziekmelden

Is je werknemer ziek? Meld dit dan binnen twee dagen bij je arbodienst. Als je arbodienstverlening hebt meeverzekerd, meld je dit bij je verzekeraar. Zij geven de ziekmelding vervolgens aan hen door. De arbodienst neemt contact op met je zieke werknemer. Door snel contact met de arbodienst op te nemen, rond je onderstaande stappen sneller af. De arbodienst helpt je bij de verzuimbegeleiding van je zieke werknemer. Ook ondersteunen ze je met adviezen zodat je de wettelijke verplichtingen kunt nakomen.

2. Maandelijkse controle van de ziekmelding

Is je werknemer langer ziek dan je eigenrisicoperiode óf langer dan zes weken? Controleer de ziekmelding dan.. Je verzekeraar kan vragen om het verzuimoverzicht van je arbodienst en/of loonstrook te uploaden.

3. Uiterlijk in week 6 – opstellen probleemanalyse

Bij dreigend langdurig verzuim maakt de bedrijfsarts een probleemanalyse. Je krijgt advies over taken die je zieke werknemer kan doen en wanneer hij terugkeert. Daardoor begrijp je beter wat de beperkingen en mogelijkheden van je zieke werknemer zijn. Het advies helpt jou en je werknemer bij het maken van een Plan van aanpak (Pva).

4. Week 8 – opstellen Plan van aanpak

Binnen acht weken na de ziekmelding maak je met je werknemer een Pva. Die beschrijft de re-integratieaanpak. Je stelt geen Pva op wanneer je werknemer verwacht binnen twaalf weken volledig te herstellen. Duurt het tóch langer? Dan stel je samen met je werknemer wel een Pva op. Leg alle afspraken over de re-integratie met je werknemer vast in een verslag. Het verslag verduidelijkt de re-integratieverwachtingen voor jou en je werknemer.

5. Na week 8 – uitvoeren Plan van aanpak

Samen met je werknemer en de casemanager voer je de afspraken uit het Pva uit. Je werknemer is verplicht actief mee te werken aan de re-integratie. Je bespreekt regelmatig - minimaal iedere zes weken - de voortgang met je werknemer. Zo nodig stel je het Pva bij. Door dit elke zes weken te doen, behoud je controle over de re-integratie.

6. Na 42 weken ziek – melding bij UWV

Je meldt je werknemer ziek bij UWV. Dit moet uiterlijk de eerste werkdag nadat je werknemer 42 weken ziek is. Dit heet de 42e-weeksmelding. Daarnaast zet je uiterlijk tussen week 42 en 52 een arbeidsdeskundig onderzoek in. Door de melding op tijd bij UWV te doen, voorkom je een boete.

7. Tussen week 46 en 52 - eerstejaarsevaluatie

Hierin bespreek je samen met je werknemer en de bedrijfsarts de voortgang van de re-integratie. Dit is ook de uiterlijke startdatum voor een tweede spoortraject. Dit traject start als een langdurig zieke werknemer niet kan terugkeren binnen de eigen organisatie. Je kijkt dan samen naar mogelijkheden om te re-integreren bij een andere werkgever.

8. Week 88 - WIA-aanvraag en re-integratieverslag opstellen

Je werknemer kan tussen de 88e en 93e week bij UWV een WIA-uitkering aanvragen. Daarnaast stel je in overleg met je werknemer en bedrijfsarts een re-integratieverslag op. In dit verslag staan alle afspraken en resultaten over de werkhervatting. Dit verslag is onderdeel van de WIA-aanvraag.

9. Week 91 – eindevaluatie

Samen met je werknemer stel je volgens de regels een eindevaluatie op. Het re-integratieverslag is hier onderdeel van. De bedrijfsarts stelt hiervoor een medische beoordeling op. Die is alleen voor de werknemer bedoeld en kun je als werkgever niet bekijken. Samen leg je in de eindevaluatie vast wat de status van de re-integratie is.

10. Week 93 – WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

Je stuurt de belangrijkste documenten naar UWV. Daarna beoordeelt UWV deze en voert een WIA-keuring uit.

Verzuimverzekering? Zo geregeld!

Met onze verzuimverzekering voor het mkb ben je goed verzekerd voor loondoorbetaling. En helpen we je bij het verkorten en voorkomen van verzuim. Meer weten? Een adviseur helpt je graag.

Offerte aanvragen Advies aanvragen

Wil je meer lezen?

Wat als je werknemer ziek wordt en je niet verzekerd bent?

De kans dat je werknemers langdurig ziek worden, is altijd aanwezig. Maar wat als je werknemer ziek wordt en jij geen verzekering hebt?

Lees meer

Ondernemersverhaal: zo pakt Daan Berkhoff van Humanoid ziekteverzuim aan binnen zijn mkb-bedrijf

Daan Berkhoff, mede-eigenaar van Humanoid, deelt hoe zijn verzuimverzekering bijdraagt aan het creëren van financiële rust. En hoe de verzekering hem helpt om snel te schakelen als een werknemer uitvalt. Hierdoor kan hij zich onbezorgd focussen op de groei van zijn bedrijf.

Lees meer