Agile werken: past dit bij jouw organisatie?

Agile werken helpt bedrijven beter inspelen op veranderingen. Je bent flexibel en kan je snel aanpassen. Wil je aan de slag met innovatie en sta je open voor continu verbeteren? Dan is deze werkwijze misschien iets voor jouw organisatie. Maar let op: agile werken past niet bij elk bedrijf.

Agile werken is razend populair. 63% van de organisaties gebruikt agile manieren van denken, werken en organiseren. Dat blijkt uit onderzoek van Organize Agile en Hogeschool Utrecht, onder ruim tweehonderd (HR-)leiders en professionals in negentien landen. Ook Nationale-Nederlanden Bank is fan.

Wat is agile werken?

Agile betekent ‘wendbaar’ of ‘flexibel’. In de kern is de agile werkwijze een manier van denken, werken en organiseren. Met meerdere momenten van feedback en tests is het mogelijk om op tijd bij te sturen. Tijdens het proces leer je ontzettend veel. Het resultaat hiervan is dat je een beter product of dienst oplevert.

Het Agile Manifesto geeft richting aan slimmer werken

Agile werken is ontstaan binnen de ict-wereld zodat een team sneller tot een werkend product of dienst kon komen. Een groep software-ontwikkelaars bedacht de principes en stelden het zogenaamde Agile Manifesto op dat de basis is voor verschillende agile processen.

Voor veel meer organisaties is het interessant om volgens deze principes te werken. Het idee is dat organisaties makkelijk kunnen inspelen op verandering. Denk aan veranderende klantwensen. Of aan de opkomst van nieuwe technologieën.

Meer dan één type agile werkwijze

Er zijn verschillende werkwijzen die agile organisaties toepassen. Denk aan:

• Scrum
• Methode Kanban
• Scaled Agile Framework (SAFe)
• Scaled Network Agile Portfolio (SNAP)
• Het Spotify model

Waarom is agile werken een goed idee?

Door één van deze vorm van te kiezen, kan je efficiënter, prettiger en met meer onderlinge interactie samenwerken. De doorlooptijd van projecten is korter, je signaleert sneller problemen waardoor je op de lange termijn kosten bespaart. Geen meerjarenplanning meer, maar een snelle wendbare planning die zorgt voor voortschrijdend inzicht en een hogere klanttevredenheid.

Agile werken is interessant als je complexe producten of diensten ontwikkelt.

Wat is het verschil tussen scrum en agile werken?

Er zijn allerlei manieren waarop je volgens een agile manier kunt werken. Eén van de belangrijkste agile werkwijzen en een veelvoorkomende aanpak is scrum. Met het scrum framework stem je producten of diensten zo goed mogelijk af op de behoeften van je klant.

Hoe werkt scrum in de praktijk?

Werknemers werken in scrumteams. Zo’n team bestaat uit zes tot negen werknemers in deze rollen:

• Het scrumteam is een zelfsturend en multidisciplinair team van specialisten.
• Product Owner. Die zorgt voor helderheid in het team en is eindverantwoordelijk voor het resultaat.
• Scrum Master. Dit is de projectleider van het team die voor overzicht zorgt en het agile team aanstuurt.
• Stakeholders. Dit zijn de overige betrokken medewerkers bij het project. Zij mogen feedback geven.

De teamleden werken in korte cycli (sprints) van twee tot maximaal vier weken. Aan het einde van zo’n sprint leveren ze een tussenproduct op. Dat beoordeelt het team samen met de klant. Door de korte sprints kan een scrumteam makkelijk inhaken op nieuwe inzichten.

Checklist om te kijken of agile werken past bij jouw organisatie

Hoe bepaal je of agile werken iets voor jouw organisatie is? Voordat je begint, is het belangrijk dat je weet wat je doet. En waarom. Want agile of scrum is nooit een doel op zich. Het moet altijd bijdragen aan de doelen van je bedrijf of team.

Stel jezelf de volgende vragen voordat je aan de slag gaat:

1. Moet ik snel inspelen op verandering?

Agile teams kunnen snel inhaken op wisselende omstandigheden. Dat is handig als je bezig bent met innovatie. Vaak weet je nog niet precies hoe je je einddoel gaat behalen. De agile aanpak is ook interessant als je complexe producten of diensten ontwikkelt. Bijvoorbeeld een nieuwe app. Je voegt dan telkens nieuwe functies toe die je eerst test. Je kunt snel bijsturen als dat nodig is. Daardoor investeer je niet in een product dat achteraf niet blijkt te werken.

Werk je in een organisatie of team waar de omgeving steeds verandert? Ook dan is deze manier van werken een goed idee. Neem een marketingafdeling die campagnes maakt. Met scrum kun je die campagnes tussendoor testen en bijsturen. Vallen de resultaten tegen? Dan zijn in het ergste geval maximaal vier weken ‘verloren’. Is de campagne een succes? Dan investeer je juist wat extra geld.

2. Welke producten en diensten lever ik? En welke stakeholders zijn betrokken?

De agile principes helpen je om goed in te spelen op de (wisselende) wensen van je klant. Het is belangrijk dat je de klant betrekt bij wat je doet. Bijvoorbeeld door het doen van een marktverkenning of klant- en gebruikersonderzoek.

In sprints naar je einddoel

Een inspirerend voorbeeld is de bouwsector. Bij een bouwproject zijn veel mensen betrokken: van (onder)aannemers tot uitvoerende partijen. Projectleiders die volgens de scrum-methode werken, knippen een groot bouwproject in delen op. Ze maken multidisciplinaire teams die bestaan uit mensen met verschillende expertises.

Zo’n team levert bijvoorbeeld elke week één verdieping van een gebouw op. Daarna kan de klant of opdrachtgever meteen feedback geven. De klant is dus altijd betrokken. Dat maakt de kans op tegenvallers een stuk kleiner. Het eindresultaat? Meer winst én een tevreden klant.

3. Wil ik investeren in een andere werkcultuur?

Als organisatie moet je anders gaan werken als je volgens de agile filosofie wilt gaan werken. Bedenk of deze cultuurverandering past bij jouw bedrijf. Zo ligt een agile werkwijze minder voor de hand bij bedrijven met een sterke hiërarchie. Of in meer traditionele organisaties waar managers niet openstaan voor verandering.

Een scrumteam heeft duidelijke doelen en korte deadlines. Teamleden weten precies wat ze doen, wanneer en waarom. En ‘waarvoor ze het doen’. Om dit te bereiken communiceren agile teams open met elkaar. Teamleden geven elkaar steeds feedback. Ook houden ze op een scrumbord bij hoe het gaat met hun project. Tijdens een dagelijkse stand-up delen ze hun voortgang en problemen onder begeleiding van de Scrum Master.

Het is belangrijk dat werknemers feedback kunnen geven en ontvangen. Ze moeten elkaar vragen durven stellen. En het eerlijk zeggen als ze hulp nodig hebben. Niet iedereen vindt dat even makkelijk. Coach je werknemers daarom goed. Bijvoorbeeld met hulp van een agile coach of Scrum Master

Kleine teams die de ruimte krijgen om te experimenteren zijn productiever.

4. Wil ik werken met zelfsturende teams?

Een scrumteam bepaalt zelf hoe ze hun werk organiseren. Ook schatten ze zelf in hoeveel tijd ze nodig hebben voor het opleveren van een tussenproduct. Dat betekent dat teamleden zelf beslissingen nemen en experimenteren. Daarnaast hebben ze veel eigen inbreng.

De keerzijde van aan een agile organisatie? Je moet je teamleden vertrouwen geven. Want een beslissing kan ook verkeerd uitpakken. Teamleden moeten de ruimte krijgen om fouten te maken en daarvan te leren. Je werknemers krijgen dus een andere rol. En leidinggevenden ook: agile leiderschap is vooral ondersteunend. Niet alle organisaties en managers zijn dat gewend.

Vergeet ook stakeholder management niet. Heeft het ontwikkelteam een agile mindset maar wil het management niet dagelijks met het team communiceren en regelmatig feedback geven? Dan heeft agile werken weinig zin.

Agile past niet bij elke organisatie of afdeling

Toch is agile niet voor elk bedrijf of team geschikt. Soms is het júist nodig om volgens strakke protocollen te werken. Bijvoorbeeld in een callcenter. Of in de gezondheidszorg waar fouten voor grote schade kunnen zorgen. Werk je in een stabiele, voorspelbare markt? Of in een bedrijf waar digitale transformatie niet nodig is? Ook dan past agile misschien niet zo goed bij je organisatie.

Deze manier van werken hoeft ook niet bij de héle organisatie te passen. Neem een autofabrikant. Tijdens het ontwikkelen van een nieuwe auto kan een methode zoals scrum goed van pas komen. Dan wil je de wensen van de klant namelijk zoveel mogelijk meenemen. Is het ontwerp klaar en begint de productiefase? Dan wil je snel en efficiënt aan de slag. En geen tijd kwijt zijn aan bijsturen en vergaderen.

Zonder personeel ben je nergens. In deze veranderende arbeidsmarkt is personeel belangrijker dan ooit. Lees verder over dit onderwerp: Hybride werken wordt de standaard en Goed werkgeverschap voor gelukkige werknemers.