Zo gaat HR-manager Siebe om met ziekteverzuim

Een zieke werknemer die voor langere tijd uitvalt. HR-manager Siebe Klomp van Buitenpoort Catering maakte het meerdere keren mee. Hoe gaat Siebe om met zieke werknemers? Wat moet hij allemaal regelen? En welke ondersteuning krijgt hij daarbij vanuit onze module Ziekteverzuim? “Ik vind het belangrijk om zieke werknemers de ruimte te geven.”

De eerste keer dat Siebe te maken kreeg met een langdurig zieke werknemer? Dat is ongeveer tien jaar geleden. “Deze vrouw werkte al jaren bij ons in de keuken. Ze kreeg het ineens benauwd en is met een ambulance opgehaald. Later bleek dat ze COPD had.”

Intensief verzuimproject

Een intensief traject ging van start. Siebe meldde zijn werknemer ziek bij de arbodienst. Samen maakten ze een plan van aanpak. Daarin staat onder andere hoe de werknemer kan terugkeren op de werkvloer. Ook stonden er regelmatig voortgangsgesprekken op de agenda. Wat kon zijn werknemer nog doen qua cateringwerk?

“Na een tussentijdse evaluatie zei de bedrijfsarts dat hij weinig mogelijkheden zag voor passend werk”, vertelt Siebe. Zo mocht de werknemer maar zes uur per week werken, verdeeld over drie dagen. “Dat is lastig in de horeca.”

Blij met verzuimverzekering

Na twee jaar diende Siebes werknemer een aanvraag in voor een WIA-uitkering. Daarna is ze niet meer op de werkvloer teruggekeerd. “Ik ben blij dat we verzekerd waren voor ziekteverzuim”, zegt Siebe. “Je krijgt met een hoop kosten te maken. En we kregen via de verzekering hulp bij alle wettelijke verplichtingen. Heel handig, want er komt veel administratie bij kijken.” Denk aan het bijhouden van een re-integratiedossier.

Een verzuimverzekering hebben de eigenaren altijd gehad, volgens Siebe. “Het is fijn dat we niet al het loon van zieke werknemers zelf door hoeven betalen. Het grootste deel krijgen we vergoed.”

Veel voorkomend verzuim: burn-outs

De afgelopen jaren zijn meerdere werknemers van Buitenpoort Catering langdurig ziek geweest. “Burn-outs komen het meest voor”, zegt Siebe. Zelf heeft hij zijn been weleens gebroken. “Maar ik kon gelukkig weer snel aan het werk, omdat ik veel achter een bureau zit.”

Werknemers met een burn-out zijn vaak een jaar uit de running, schat Siebe. “Al ligt dat eraan wat er precies speelt. We zien vaak dat werknemers die een burn-out krijgen, ook problemen in de privésfeer hebben. Zo lag één van onze mensen in een vechtscheiding, terwijl hij ook mantelzorger was. Alles stapelde zich op.”

Veilige sfeer

De HR-manager vindt het belangrijk om zijn zieke werknemers de ruimte te geven. “Het heeft geen zin om iemand op te jagen weer aan het werk te gaan. Dat werkt alleen maar averechts.”

Hij stelt vaak voor om het eerste gesprek op een neutrale plek te voeren, zoals een café. Wil de werknemer zijn of haar partner meenemen? Geen probleem, voor Siebe. “Het gaat erom dat iemand zich veilig voelt om te vertellen hoe het gaat. Tijdens een gesprek probeer ik niet te oordelen en rustig te luisteren.”

Succesvolle re-integratie

Die methode werpt zijn vruchten af. Bijna alle werknemers gingen na hun herstel weer aan het werk bij Buitenpoort Catering. Van twee medewerkers ontving Siebe zelfs een kaartje, met daarop de tekst: ‘Zonder jou was ik er niet bovenop gekomen.’

Siebe: “Dat is toch geweldig? Doordat ik ze de ruimte gaf, duurde het misschien een maand langer voordat ze weer aan het werk waren. Maar ze begonnen wel met een goed gevoel. Dat is voor mij veel belangrijker.”

Vast aanspreekpunt

Vijf jaar geleden koos de HR-manager voor de module Ziekteverzuim van Nationale-Nederlanden, in combinatie met de arbodienstverlening van HCS. Klant bij Nationale-Nederlanden was hij al langer. Maar de verzekering en arbodienstverlening had hij eerder op verschillende plekken geregeld.

“Hierdoor hadden we met veel verschillende mensen te maken”, legt Siebe uit. “En moesten we de situatie van de werknemer steeds weer opnieuw uitleggen. Nu hebben we een vast aanspreekpunt. Dat is veel makkelijker.”

Persoonlijke begeleiding

Siebe heeft goed contact met zijn vaste re-integratieadviseur Marcel van HCS. “Een hele fijne man”, vindt Siebe. “Hij denkt echt met ons mee.” Ook zijn werknemers waarderen de persoonlijke begeleiding van hun re-integratiespecialist. “Ze bouwen bijna allemaal een band op met Marcel. Dat is belangrijk, vooral als je twee jaar lang in een ziektetraject zit.”

Ook vindt Siebe het handig dat Marcel hem eraan herinnert als hij iets moet doen. Een ziektemelding doorgeven bij UWV, bijvoorbeeld. “Ik hoef niet bang te zijn dat ik iets over het hoofd zie.”

Ik klets veel met mijn werknemers. Hoe gaat het écht met ze?

Preventief praten

Wat Siebe zelf doet om het ziekteverzuim onder zijn personeel te voorkomen? “Ik klets veel met mensen”, zegt hij. “Hoe voelen ze zich? En hoe gaat het thuis? Als werknemers aangeven dat ze het thuis druk hebben, probeer ik daar in het rooster rekening mee te houden.”

Ook zorgt hij voor veilige en goed onderhouden werkmaterialen. Denk aan vrachtwagens en snijmachines. Zware spullen staan op wielen, zodat werknemers niet te veel hoeven te tillen.

Familiecultuur

Het team van Buitenpoort Catering vormt een hechte familie. Dat vergroot het werkplezier van werknemers, denkt Siebe. Sommige werknemers werken al vanaf het begin bij Buitenpoort Catering. Zelf is Siebe zo’n zeventien jaar in dienst van de cateraar. Hij begon in de keuken, maar vond na zes jaar zijn plek op kantoor.

Siebe en zijn collega’s zijn erg betrokken bij elkaar. Zelf noteert hij belangrijke data in zijn agenda. Op een verjaardag of de sterfdag van een familielid stuurt hij dan een appje.

“Ik wil onze mensen laten zien dat ik aan ze denk”, zegt Siebe. “Als ik betrokken ben, is de kans groot dat zij zich ook meer betrokken voelen bij het bedrijf. En zich minder snel ziekmelden. Of na verzuim sneller terugkeren op de werkvloer.”