8 tips van BASF | Nunhems om werknemers te begeleiden bij de overgang van DB naar DC

Pensioen is waarschijnlijk niet het lievelingsonderwerp van je werknemers. Het kan dan ook een uitdaging zijn ze te begeleiden bij de overstap van een DB- naar een DC-regeling. Dat gold ook voor BASF | Nunhems. Maar met hulp van Nationale-Nederlanden kreeg pensioenspecialist Jacqueline van der Linden haar collega’s in beweging. En hoe. ‘Het onderwerp leeft ineens bij mensen.’

Dat pensioen geen gespreksonderwerp is waar veel mensen warm van worden, weet Jacqueline van der Linden (62) maar al te goed. Als pensioenspecialist voert zij jaarlijks gesprekken met de werknemers op de Nederlandse payroll van BASF | Nunhems. Dit internationale bedrijf, met hoofdkantoor in Nunhem (Limburg), is gespecialiseerd in groentezaden.

Tijdens die gesprekken viel het haar vaak op hoe weinig mensen weten over hun pensioen. Wat is er mogelijk? En hoeveel kunnen ze straks verwachten? “Daar hadden ze geen idee van”, vertelt Jacqueline. “Het thema leefde lange tijd totaal niet.”

Geen spijt

Tot twee jaar geleden, toen Nunhems overging van Bayer naar BASF. Een groep werknemers met hoge inkomens had nog een DB-regeling (een gegarandeerd pensioen, red.). “Met de nieuwe pensioenwet moeten we over naar een DC-regeling”, legt Jacqueline uit. “Veel andere werknemers hadden al zo’n beleggingspensioen. Bovendien was het pensioen van de groep die nog DB had, relatief duur. Zij hadden namelijk een eindloonregeling. Dit was een mooi moment om allemaal over te stappen.”

Na de eerste pensioensessie schoot het inlogpercentage op de portalen omhoog

Maar hoe communiceer je zoiets naar je werknemers? Het gaat immers om een verandering van arbeidsvoorwaarden. En daar moeten werknemers mee instemmen. Jacqueline: “We hebben toen een aantal partijen uitgenodigd, waaronder Nationale-Nederlanden en adviseur WTW. Het verhaal van deze twee sloot het beste aan bij onze wensen. Ook over hun communicatieplan was ik te spreken. De keuze was dus snel gemaakt.”

En van die keuze heeft de pensioenspecialist geen moment spijt gehad. “Ik ben heel blij met hoe het gelopen is”, vertelt ze met een grote lach. “Het onderwerp leeft ineens bij mensen.” Hoe dat BASF | Nunhems is gelukt? Dat vertelt Jacqueline aan de hand van acht tips.

1. Schakel experts in

“De expertise en ervaring van onze contactpersonen bij Nationale-Nederlanden en WTW hebben enorm geholpen. Ze dachten actief met ons mee. Tot in detail werd alles voorbereid, vanaf het eerste contact met werknemers. Bij de eerste pensioensessie was zo’n 70% van de uitgenodigde mensen aanwezig. Dat is een hoge opkomst.”

“Marc Bergsma (specialist pensioencommunicatie bij Nationale-Nederlanden, red.) legt tijdens de interactieve sessies alles duidelijk uit. Ook laat hij voorbeelden zien van het persoonlijke pensioenportaal. Hoe log je in? En waar zie je hoeveel je ongeveer kunt verwachten? Dat portaal is echt fantastisch. Je krijgt zo snel inzicht in je pensioen. Maar dan moeten mensen wel weten dat zo’n tool er is. Na de sessie schoot het inlogpercentage op de portalen omhoog.

Ik krijg veel enthousiaste reacties over de pensioenpresentaties van Marc en zijn collega’s. Ook fijn: ze nemen de sessies steeds op. Zo kunnen de mensen die er niet bij zijn ze achteraf terugkijken. Daarnaast heeft Marc korte video’s gemaakt. Die gaan over pensioen in Nederland, onze regeling in het kort en hoe je zelf inzicht krijgt in je pensioen. Dat zijn hele handige video’s.”

2. Wijs mensen op hun mogelijkheden

“Veel mensen weten niet wat hun keuzemogelijkheden zijn. Eerder stoppen met werken? Is dat überhaupt een optie? Voor veel van onze werknemers wel: die werken hier al jaren en hebben veel pensioen opgebouwd. In persoonlijke gesprekken wijs ik mensen op hun opties. Waarom zou je niet een beetje schuiven met je pensioen?

Neem de generatieregeling. Daar kiezen best veel van onze werknemers voor. Dan werk je bijvoorbeeld 80% van je uren, krijg je 90% loon doorbetaald en blijf je 100% pensioen opbouwen. Op die manier bouw je je laatste werkjaren langzaam af. We hebben hier relatief veel oudere werknemers, die fysiek werk doen in de kassen. Een dag per week minder werken vinden zij heel fijn. We merken dat het ziekteverzuim daardoor ook omlaag gaat.

Ook hoogopgeleide werknemers houden van begrijpelijke taal

Een andere optie is een ‘hoog-laagpensioen’. Dan ontvang je de eerste jaren, tot je 75e bijvoorbeeld, wat meer pensioen. En daarna wat minder. Dat kan best handig zijn, afhankelijk van je situatie. De eerste jaren na je pensioen ben je waarschijnlijk actiever dan op latere leeftijd. Dan wil je nog lekker op reis of dagjes weg. Of je hebt nog een hypotheek. Dan komt zo’n hoger pensioen goed uit.”

3. Gebruik begrijpelijke taal

“Een Defined Benefit-regeling of een Defined Contribution-regeling: van die termen zou ik wegblijven. Pensioen is al moeilijk genoeg. Als je mensen wilt activeren om zich te verdiepen in hun pensioen, moet je begrijpelijke taal gebruiken. Dat vindt iedereen fijner, ook hoogopgeleide werknemers. Tijdens de pensioensessies legt Marc alles in heel duidelijke en simpele taal uit. Hij begint bij het begin. Waar bestaat je pensioen nou eigenlijk uit? Wat is je AOW? Ik krijg vaak terug dat mensen dat waarderen.”

4. Maak het persoonlijk

“Naast de algemene sessies nodig ik collega’s ook individueel uit. Voorafgaand aan zo’n persoonlijk gesprek vraag ik ze na te denken over de vraag: hoeveel geld heb je maandelijks nodig na je pensioen? Hoe ziet je leven er straks uit? Als je een jaar of 60 bent, heb je daar vaak al een goed beeld van. Vervolgens kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.

Zodra pensioen persoonlijk wordt, gaat het meer leven. Dan worden mensen nieuwsgierig: hé, hoe zit het eigenlijk bij mij? Ik vraag werknemers ook weleens of ze hun partner willen meenemen naar een gesprek. Dan bespreken we bijvoorbeeld ook het partnerpensioen.”

5. Besteed aandacht aan belangrijke life-events

“Ik spreek mensen meestal als ze rond de 60 zijn. Jongere mensen hebben mijn hulp of advies minder nodig. Hun pensioen duurt nog wel even. Ook gaan ze na het zien van de filmpjes makkelijker zelf aan de slag.

Maar soms gebeurt er iets groots in iemands leven. Zoals arbeidsongeschiktheid, een scheiding of het overlijden van een partner. Dan is het goed een werknemer al eerder te spreken. Zo’n gebeurtenis kan namelijk van grote invloed zijn op je pensioen. Daar staat niet iedereen bij stil. Ook als iemand net is gewisseld van werkgever, komt een pensioengesprek van pas.”

6. Geef kleine kennisprikkels

“Om je werknemers goed mee te nemen in een verandering van de arbeidsvoorwaarden, zoals de overstap van DB naar DC, is het slim om kleine kennisprikkels te geven. Zo plaats ik zelf regelmatig artikelen op ons intranet. Bijvoorbeeld over het nieuwe pensioenakkoord. Ook in onze nieuwsbrief geef ik pensioenupdates. En ik maak korte handleidingen. Bijvoorbeeld voor het downloaden van je pensioenoverzicht bij Nationale-Nederlanden. Zulke kleine prikkels maken mensen er bewust van dat ze zelf stappen kunnen zetten voor hun pensioen.”

7. Maar overdrijf niet

“Tegelijkertijd wil ik mensen niet overladen met herinneringen en e-mails. Ze krijgen al zoveel informatie op zich af. Het moet ook een beetje kunnen bezinken. Tegen jongere werknemers zeggen we sowieso: kijk eens in de vijf jaar naar je pensioen. Vaker is niet per se nodig.

Zelf check ik de Human Capital Planner van Nationale-Nederlanden eens in de zoveel tijd om te zien of er in het algemeen voldoende wordt ingelogd. En of werknemers gebruikmaken van pensioenkeuzes. Maar ook dat overdrijf ik niet. Ik ga uit van de eigen regie van mensen. Mede dankzij de duidelijke instructievideo’s kunnen ze steeds meer zelf. Daardoor verdwijnt mijn rol wat meer naar de achtergrond.”

8. Blijf pensioen onder de aandacht brengen

“Tot slot zou ik adviseren het onderwerp pensioen regelmatig te laten terugkeren. Bijvoorbeeld als iemand net in dienst komt. Maar ook door het jaar heen. Nationale-Nederlanden en WTW komen een paar keer per jaar langs voor een sessie. Zo blijft het onderwerp pensioen op het netvlies van mensen.”

---