Checklist: hoe praat ik met mijn medewerkers over pensioen?

‘Mijn pensioen zal wel goed geregeld zijn. En ik heb weinig zin me daarin te verdiepen.’ Heel wat medewerkers denken zelden na over hun inkomen voor later. Hoe stimuleer je jouw medewerkers om zich wél in hun pensioen te verdiepen? En het ook meer te waarderen? Met deze checklist maak je van pensioencommunicatie een succes.

Elke organisatie doet haar best om werknemers aan te trekken én aan zich te binden. Zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt. Het is daarom heel belangrijk dat je het pensioen goed onder de aandacht brengt. Als je duidelijk maakt wat het bedrijf op pensioengebied voor de medewerkers doet, straalt dat af op jou als werkgever. Met pensioencommunicatie, als vast onderdeel van jouw arbeidsmarktcommunicatie, zet je jezelf neer als een aantrekkelijke werkgever.

Informeer je werknemers over alle mogelijkheden binnen het pensioen

Sommige medewerkers verdiepen zich liever niet in hun pensioen. “Dat komt vaak door gebrek aan kennis en onzekerheid”, weet Marcella Immers, Product Owner Human Capital Planner (HCP) bij Nationale-Nederlanden. “Sommigen vinden zoiets als beleggen te ingewikkeld. Anderen worden er onzeker van als ze keuzes moet maken.”

Hoe neem je die weerstand weg? “Door als werkgever, samen met je adviseur, je werknemers goed te informeren”, zegt Marcella. “Laat vooral zien welke passende keuzes ze kunnen maken. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan partnerpensioen, of wel of niet het pensioen extra aanvullen bij salarisverhoging. Zodat het pensioen helemaal aansluit bij de persoonlijke situatie en wensen van je werknemer. Hoe persoonlijker, hoe beter werknemers de communicatie oppikken.”

Breng het pensioen regelmatig bij je personeel onder de aandacht

“Laat het onderwerp pensioen op vaste momenten terugkeren”, geeft Marcella als tip. “Dat is natuurlijk bij de indiensttreding, als je over de arbeidsvoorwaarden praat. Maar ook bij belangrijke levensgebeurtenissen. Als iemand kinderen krijgt of gaat scheiden, kan dat een goed moment om een gesprek met je adviseur aan te bieden. En je kunt ook een of twee keer per jaar een sessie organiseren waarin de adviseur je medewerkers meeneemt in de laatste pensioenontwikkelingen.”

Maak pensioencommunicatie echt persoonlijk

Algemene informatie laten we vaak links liggen. Hoe persoonlijker het contact en de begeleiding is, hoe beter de communicatie wordt opgepikt. “Het begint ermee dat je de medewerker in de communicatie gericht benadert”, zegt Marcella.

“Dat kan met een persoonlijke uitnodiging voor een voorlichtingsbijeenkomst, waarin je aangeeft waarom dat voor hem of haar relevant is. Of nog beter: een persoonlijk gesprek met een adviseur. Bijvoorbeeld als iemand de vijftig gepasseerd is. Dan komen er allerlei keuzes aan. Wanneer ga je met pensioen? Wil je eerder stoppen of juist nog doorwerken? Wat is de impact van een dag minder werken op je financiën nu én op je pensioen straks? Dat zijn belangrijke vragen.”

Check of je het per doelgroep nóg individueler kan maken

Doelgroepspecifieke communicatie werkt altijd beter, is de ervaring van Marcella. Daarom geven veel werkgevers met hun adviseur voorlichting op maat voor jongere en oudere werknemers. Met de HCP, het online dashboard met relevante pensioen en HR-inzichten, kun je zien wat groepen werknemers wel of niet doen als het gaat om pensioenkeuzes. Hierin zie je direct of je gerichte actie nodig is of niet.

“Bij een grote werkgever kozen de werknemers onder de dertig overwegend voor een voorzichtig tot zeer voorzichtig risicoprofiel. Dat kan een bewuste beleggingskeuze zijn. Maar jongere werknemers nemen qua beleggingen meestal iets meer risico. Want op de lange termijn is het rendement dan beter. Speciaal voor die doelgroep kun je een voorlichtingsbijeenkomst pensioen & beleggen organiseren, met je adviseur.”

Maak een communicatieplan

Wil je dat jouw medewerkers zich goed bewust zijn van (het belang van) hun pensioen? Stel dan samen met je adviseur een communicatieplan op. Neem daarin terugkerende contactmomenten op zoals een voorlichtingsbijeenkomst of een inloopspreekuur. En spreek af waar de informatie over het pensioen voor je medewerkers wordt geplaatst - bijvoorbeeld op het intranet.

Met structurele communicatie gaan (veel) meer werknemers zich in hun pensioen verdiepen. “Dat zien we, met de HCP, aan de activatiegraad.” Zo zie je dat als werkgever en adviseur niets extra’s doen om werknemers te informeren, ligt de activatiegraad gemiddeld op 5 tot 10%.

Maar organiseert het bedrijf een eenmalige voorlichtingsbijeenkomst, dan ligt de activatiegraad op 20 tot 30%. En biedt de werkgever de mogelijkheid voor een persoonlijk gesprek met de adviseur - bij belangrijke levensgebeurtenissen of bij het bereiken van een bepaalde leeftijd - dan stijgt de activatiegraad naar 60 tot 80%.

Laat je helpen door je adviseur

Praten over het pensioen is niet het specialisme van de werkgever. Daar is de adviseur voor. Die kent de organisatie en de mensen en weet alles over de pensioenregeling. “Samen met je adviseur kan de werkgever kijken aan welke informatie en begeleiding behoefte is”, vertelt Marcella. “Welke vragen leven er bij jouw werknemers? Welke keuzes komen er binnenkort op ze af? En hoe kun je ze daarin begeleiden? Dat zijn vragen waar de adviseur beter in thuis is dan de werkgever.”

Schakel ook Nationale-Nederlanden in voor je pensioencommunicatie

Nationale-Nederlanden voorziet jou en je adviseur graag van data en inzichten op het gebied van pensioen. Marcella: “Wij bieden actuele en relevante inzichten over de activatiegraad in jouw onderneming: hoe vaak loggen groepen werknemers in op de persoonlijke pensioenomgeving? Vullen ze hun risicoprofiel in? En maken ze keuzes of niet?”

Nationale-Nederlanden biedt ook downloadpakketten aan, met bijvoorbeeld de meest gestelde vragen. Dat helpt je HR-afdeling bij het beantwoorden van vragen van werknemers. Deze informatie kun je ook op het bedrijfsintranet publiceren. Zo voorzie je jouw medewerkers van optimale info over belangrijke zaken rondom hun pensioen.

Maak gebruik van Pensioen Pulse

Met Pensioen Pulse stuur je, op basis van de data van de HCP, heel gemakkelijk gerichte mails om groepen werknemers te activeren. “Dat doet Nationale-Nederlanden voor je, maar uit naam van de werkgever”, zegt Marcella. “Dus je hebt er nauwelijks omkijken naar.”

Pensioen Pulse is een ideale tool in aanvulling op andere communicatie. “Stel, er is een voorlichtingsbijeenkomst geweest over pensioen voor jouw medewerkers. Je ziet meteen in de HCP dat meer mensen zich hierdoor in hun pensioen zijn gaan verdiepen. Maar ook zie je dat een groep dit nog niet heeft gedaan. Dan stuur je die laatste groep een paar weken na de bijeenkomst via Pensioen Pulse een e-mail over het belang van het inloggen op hun pensioen portaal. Je ziet dat zo’n reminder meteen een goed resultaat geeft: gemiddeld logt dan nog eens 25% in. “Hoe meer de communicatie een samenspel is van werkgever, adviseur en pensioenuitvoerder, hoe beter het resultaat.”