Breinvriendelijk werken als verzuimpreventie
Breinvriendelijk werken als verzuimpreventie
Het zijn uitdagende tijden voor werkend Nederland. Hoe zorg je ervoor dat je werknemers ondanks de coronamaatregelen vitaal en veerkrachtig blijven? GZ-Psycholoog Ulrika Leons heeft de oplossing: breinvriendelijk werken. Met deze manier van werken zorg je voor mentaal gezonde werknemers én pak je verzuim in je organisatie preventief aan.
Werknemers met mentale klachten: Ulrika Leons ziet ze dagelijks voorbij komen. Ze is directeur en psycholoog bij Skils, een instelling voor psychologische zorg. “Tien jaar geleden was ongeveer 30% van het verzuim psychisch. Nu is dat 40%.”
Een belangrijke oorzaak volgens haar? “We zitten steeds meer in ons hoofd. Veel Nederlanders zijn kenniswerkers. We moeten voor ons werk continu informatie produceren of verwerken. Tegelijkertijd weten we niet goed hoe we ons brein daar optimaal voor inzetten.”
Tel daarbij op dat ons werk steeds meer wordt bepaald door digitale en geautomatiseerde processen. En dat we overal bereikbaar zijn door de komst van smartphones en e-mail. Ulrika: “Daardoor zijn er steeds minder natuurlijke herstelmomenten voor ons brein. Ga maar na: wat doe jij als eerste als je wakker wordt of wacht op de trein?”
De impact van werk op ons brein
Net als je spieren moet je brein herstellen van het ‘aan staan’. “Gebeurt dat niet, dan kan dat leiden tot futloosheid, hoofdpijn, concentratieproblemen of oververmoeidheid”, weet de psychologe. “Bovendien word je minder productief, efficiënt en creatief. En maak je sneller fouten.”
Door te leren hoe je brein werkt, ben je volgens Ulrika actief bezig met verzuimpreventie. “Vergelijk het met topsporters: zij krijgen naast prestatietrainingen ook trainingen over hoe ze het beste kunnen herstellen. Breinvriendelijk werken is zo’n training voor werknemers.”
Breinvriendelijk werken is als een hersteltraining voor topsporters.
Zo werk je breinvriendelijk
Maar hoe doe je dat precies: breinvriendelijk werken? Ulrika: “Als je breinvriendelijk werkt, kies je er bewust voor wanneer je wel en geen informatie consumeert. En richt je je dag en omgeving in op basis van de mentale inspanning die je moet leveren.”
Die mentale inspanning kent drie niveaus:
Laag (ontfocussen): op dit niveau herstelt je brein. Dit gebeurt bijvoorbeeld als je een kop koffie drinkt en even uit het raam staart.
Middelhoog (switchtasken): op dit niveau switcht je brein continu tussen verschillende, niet al te complexe taken. Denk aan afstemmingstaken of mails beantwoorden.
Hoog (focussen): op dit niveau is je brein diep gefocust. Je voert geconcentreerde taken uit, zoals complex denkwerk, verbanden leggen of rapporten schrijven.
“Als je breinvriendelijk werkt, wissel je deze niveaus met elkaar af”, legt Ulrika uit. “En kies je er bewust voor in welke omgeving je je taken doet.” Een voorbeeld: voor routinetaken als data invoeren of mails beantwoorden, heb je niet per se een rustige omgeving nodig. Voor complexe taken wel.
“Cluster die taken. Zoek een plek waar je ongestoord kunt werken. Zet je e-mailmeldingen en telefoon uit, zodat je brein gefocust blijft. En vraag aan je collega’s of ze je even met rust laten. Ben je klaar, dan kun je weer switchtaken doen. En vergeet tussendoor niet je brein te ontfocussen. Maak een korte wandeling of staar wat uit het raam. Elk herstelmoment telt.”
De rol van werkgevers en leidinggevenden
Ulrika geeft toe dat deze aanpak klinkt als een open deur. Toch blijkt breinvriendelijk werken in de praktijk niet altijd gemakkelijk. “Als werknemer heb je er zelfdiscipline voor nodig. En het vraagt iets van werkgevers. Die moeten de werkomgeving zo organiseren dat werknemers hun brein optimaal kunnen gebruiken.”
Denk aan het herinrichten van werkprocessen of aan nieuwe afspraken over de werkcultuur. Wanneer vergaderen we? Wanneer zijn werknemers wel en niet bereikbaar? Voeren we onze focustaken op hetzelfde moment uit?
Zelf neemt Ulrika nooit contact op met haar werknemers buiten werkuren. Vergaderingen trapt ze af met een stiltemoment. En agendapunten verdeelt ze in clusters met onderwerpen die snel af te handelen zijn, en onderwerpen waar meer denkwerk voor nodig is. “Eén algemeen advies heb ik niet. Maar elke organisatie kan quick wins behalen.
Recht op onbereikbaarheid zou een arbonorm moeten zijn.
Efficiënte en productieve werknemers
Sommige werkgevers zijn aanvankelijk sceptisch over breinvriendelijk werken. Bijvoorbeeld omdat ze zelf minder last hebben van prikkels. Of omdat het lastig in cijfers uit te drukken is wat breinvriendelijk werken precies oplevert.
“Maar uiteindelijk gaat breinvriendelijk werken over efficiëntie en productiviteit in de hele organisatie”, benadrukt Ulrika. “En dat is voor elke werkgever relevant. Planmatig werken, discipline opbrengen je taken te doen, je werk zorgvuldig controleren: het zijn allemaal vaardigheden die je ondermijnt als je mensen continu moeten switchten tussen taken.”
Hierdoor zijn werknemers misschien veel meer tijd kwijt aan hun taken dan nodig. Krijgen ze last van stressverschijnselen. Of worden ze ziek. “Zeker als je een kennisproduct aanbiedt, ben je niet slim bezig als je de organisatie niet breinvriendelijk inricht, vindt Ulrika.
“Ik vraag me weleens af: waarom zijn er wel arbonormen over het aantal kilo’s dat je mag tillen, maar heb je geen recht op onbereikbaarheid als je geconcentreerd moet werken? Breinvriendelijk werken zou ook een arbeidsvoorwaarde moeten zijn om psychisch verzuim preventief aan te pakken.”
Bij Nationale-Nederlanden delen we graag onze inzichten over het verkorten en voorkomen van verzuim. En als het dan toch een keer misgaat, zetten we al onze middelen en specialisten in om werkgevers en werknemers weer in hun kracht te zetten. Zo maken we samen Nederland vitaal en veerkrachtig, met oplossingen van nu.