Zo helpt een open sfeer op de werkvloer tegen verzuim

Heb jij het idee dat werknemers hun problemen makkelijk met je delen? Mentale en fysieke klachten zijn niet in elk bedrijf even goed bespreekbaar. En dat terwijl het helpt om met je werknemers te praten over mogelijke problemen. In dit artikel leggen we uit hoe je met een open sfeer het ziekteverzuim kunt terugdringen – en geven we tips voor een open sfeer op de werkvloer.

Stel dat je werknemer al langere tijd niet goed in haar vel zit. Het werk stapelt zich op, en thuis moet ze meerdere ballen in de lucht houden. Ze heeft jonge kinderen en een man die recent zijn baan heeft verloren. Dan is de inflatie ook nog ongekend hoog. Dat zorgt voor financiële stress bij je werknemer.

Taboe doorbreken

Hoe groot is de kans dat ze deze zorgen met jou deelt? Of met haar collega’s? Uit onderzoek van Nationale-Nederlanden blijkt dat acht op de tien werknemers met geldzorgen deze zorgen niet bespreken met hun werkgever. En dat terwijl bijna 80% daar wel behoefte aan heeft, volgens Wijzer in geldzaken. Of neem de overgang : een levensfase die bij zo’n 70% van de vrouwelijke werknemers invloed heeft op hun werk. Toch bespreekt maar 3% van de vrouwen overgangsklachten met hun werkgever.

Samen kom je sneller tot een oplossing dan alleen.

Dit zijn twee voorbeelden van onderwerpen waarop vaak nog een taboe ligt. Werknemers schamen zich of vinden het te persoonlijk om te bespreken. Misschien vind jij de overgang, financiële stress of mantelzorg ook een privézaak. Toch hebben deze situaties wel degelijk invloed op iemands werk. Vooral in combinatie met een hoge werkdruk kan de balans zomaar naar de verkeerde kant doorslaan. Voor je het weet meldt je werknemer zich ziek, terwijl jij van niets wist.

Een open sfeer als verzuim preventie maatregel

Een open sfeer op de werkvloer kan voorkomen dat je als werkgever wordt overvallen door ziekteverzuim. Als je werknemers durven delen hoe ze zich voelen, thuis of op het werk, weet jij sneller of er iets speelt. En kun je beter en gerichter helpen als ze ergens mee zitten. Samen kom je vaak sneller tot een oplossing dan alleen. En een probleem overkomt iedereen wel eens. Dus dat is niets om je voor te schamen.

Meer werkplezier

Andere manieren waarop een open sfeer bijdraagt aan verzuimpreventie? Voor je werknemer lucht het waarschijnlijk op om een probleem met jou of met collega’s te delen. Gedeelde smart is immers halve smart. De kans is groot dat het verbergen van privéproblemen– bewust of onbewust – druk bij je werknemer heeft veroorzaakt. Nu het probleem ‘out in the open’ is, voelt hij of zij zich een stuk lichter.

Daarnaast draagt een open sfeer bij aan meer werkplezier. Als fysieke en mentale klachten niet taboe zijn, maar bespreekbaar, voelen werknemers zich meer serieus genomen, gehoord en gezien. Dat vergroot hun motivatie, vertrouwen én de betrokkenheid bij je bedrijf.

Verder verbetert een open sfeer op de werkvloer de samenwerking tussen collega’s onderling. Je werknemers – en jij – leren elkaar beter kennen. Waardoor jullie elkaar waarschijnlijk beter begrijpen. Ook dat draagt bij aan werkplezier en kan (langdurig) ziekteverzuim voorkomen of verkorten.

Tips voor een open sfeer op de werkvloer

Als werkgever speel je een belangrijke rol bij het creëren van een open sfeer op de werkvloer. Hoe je dat doet? De volgende tips kunnen helpen:

1. Vraag hoe het gaat

Stel je werknemers regelmatig de vraag: ‘Hoe gaat het?’ Niet alleen tijdens een functioneringsgesprek, of als je vermoedt dat iemand niet lekker in zijn vel zit – ook zonder reden. Met deze vraag laat je zien dat je betrokken bent bij je team en dat je empathisch bent. Dat maakt de kans groter dat je mensen open naar je zijn.

2. Denk met je werknemers mee

Geeft je werknemer aan dat hij te veel hooi op zijn vork heeft genomen? Dan kun je werk uit handen nemen. Of samen een realistische planning maken. Dat kan al een hoop stress wegnemen. Bij ernstigere werkstress kun je op tijd een bedrijfsarts of psycholoog inschakelen.

Is het probleem niet werk gerelateerd? Ook dan kun je meedenken of doorverwijzen. Ligt je werknemer in een scheiding? Wie weet heb je nog tips waar hij of zij zelf nog niet aan had gedacht. Denk aan websites, boeken of hulpverleners.

3. Luister goed

Voor een open sfeer is het belangrijk om echt te luisteren naar je werknemers. Dat klinkt makkelijker dan het is. Oordeel niet, probeer niets in te vullen en niet te onderbreken. Luisterexpert Corine Jansen geeft tips om je luisterspier te trainen.

4. Wijs een vertrouwenspersoon aan

Je werknemers hoeven eventuele fysieke en mentale klachten niet aan jou toe te vertrouwen, als ze dat niet willen. Een vertrouwenspersoon kan de drempel verlagen om problemen aan te kaarten. Je kunt een interne of een externe vertrouwenspersoon aanstellen. Een interne vertrouwenspersoon is een collega die dit naast het ‘gewone’ werk doet, een externe vertrouwenspersoon is een deskundige van buitenaf. Die huur je bijvoorbeeld via een arbodienst in.

5. Geef personeelszaken een concrete rol

Heb je een afdeling personeelszaken? Neem die dan mee in je streven naar een open sfeer op de werkvloer. Je medewerkers van personeelszaken kunnen ook regelmatig gesprekken voeren met je werknemers. En je op de hoogte houden als ze vermoeden dat iemand niet goed in zijn vel zit.

Geef zelf ook het goede voorbeeld.

6. Voer een verzuimgesprek

Heb je het idee dat je werknemer best vaak ziek is? Vaker dan je gewend bent? Ga dan een verzuimgesprek aan. Het kan een teken zijn dat er meer speelt. Misschien voelt je werknemer zich niet fijn binnen het team, of is er thuis iets aan de hand.

Benoem wat je ziet, zonder iemand aan te vallen. En vraag of je iets kunt doen om te helpen. Door op tijd in gesprek te gaan, kun je voorkomen dat iemand langdurig uitvalt. Let wel op: je mag je werknemer niet alles vragen. Zo mag je niet rechtstreeks informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Lees wat je wel en niet mag vragen bij een ziekmelding.

7. Investeer tijd in je werknemers

Een open sfeer betekent open communiceren. Plan vaste momenten in, waarop je met het team deelt hoe het gaat met het bedrijf. Welke (financiële) doelen willen jullie halen? In hoeverre worden die bereikt? En hoe komt het management tot beslissingen? Je werknemers kunnen op hun beurt vragen stellen, kritiek leveren of ideeën bespreken.

8. Uit je waardering

In een bedrijf met een open sfeer geven werknemers elkaar – en jou – feedback. Over dingen die beter kunnen, maar ook over dingen die ze waarderen. Stimuleer werknemers elkaar te complimenteren en doe dat zelf ook. Het resultaat? Gemotiveerde en loyale werknemers die minder vaak ziek zijn, zo stelt onderzoeker Margot Joosen. Met deze 10 tips toon je meer waardering op de werkvloer.

9. Geef het goede voorbeeld

Wil je dat je werknemers eerlijk en open zijn naar jou? Dan is het belangrijk zelf het goede voorbeeld te geven. Als jij jezelf af en toe kwetsbaar opstelt, durven je werknemers dat ook sneller te doen. Maak ruimte voor persoonlijke zaken en neem een open houding aan. Je zult zien: dat is minder spannend dan het lijkt. Succes!